Как "воспитать" поставщика печатной продукции для гостиницы

Любой отель использует печатную продукцию - меню, опросники, папки, рекламу, pos-материалы и многое другое. Периодически сотрудники, отвечающие за снабжение, сталкиваются с необходимостью подбора поставщиков полиграфии. Причины поиска могут быть разными - от открытия гостиницы с набивкой склада, до поиска более выгодного предложения. И все снабженцы одинаково заинтересованы в том, чтобы найти лучшего поставщика - и сделать это наиболее эффективным способом, а не методом проб и ошибок. Постараемся описать наиболее правильный путь подбора и воспитания поставщика полиграфической продукции для гостиницы, а также обозначить основные проблемы, возникающие на этом пути, и способы их решения.

Начинаем подбор

Ни для кого не секрет, что подбор поставщика бывает эффективным и неэффективным. В данной статье я подробно рассмотрю эффективный путь и слегка коснусь неэффективного.

“Неэффективный” путь - это выбор поставщика на основании цены и образцов продукции, представленных менеджером. Не следует забывать, что любой менеджер привезет на встречу только самые лучшие образцы и попытается дать привлекательную цену. Тем не менее, образцы ничего не скажут о соблюдении сроков производства, критериях качества, установленных в самой типографии, готовности поставщика нести ответственность за полученный результат, и о многих других факторах, влияющих на успешное и взаимовыгодное сотрудничество гостиницы и типографии.

Напротив, эффективным путем выбора, на мой взгляд, являются тендеры. Правда, следует отметить, что тендер имеет право называться эффективным способом только в том случае, если он проведен корректно. И для того, чтобы он был проведен правильно, необходимо корректно поставить задачу, грамотно сопоставить результаты и провести тестовые закупки. Только после этого можно считать тендер успешно проведенным и начинать спокойно (но не без оглядки) работать с поставщиками, прошедшими данное испытание.

Тендерное задание

Формирование тендерного задания - это, пожалуй, самая трудоемкая и кропотливая часть задачи. Очевидно, что задание должно быть составлено таким образом, чтобы его одинаково истолковали все участники тендера. Главные неприятности на этом этапе обычно начинаются тогда, когда люди, отвечающие за постановку задачи, имеют о самой задаче весьма размытое представление. Другими словами, людей, владеющих полиграфической терминологией в достаточной для корректного формирования задания степени, в гостиничных закупках не так уж много. А точнее, единицы.

Можно, конечно, выйти из положения, передав участникам образец продукта, который Вы ожидаете увидеть (худший вариант), или разослать выдержку из Printing Collateral (лучший вариант).

В чем преимущества и недостатки работы по образцу? Образец - это хорошо, поскольку, когда приезжает готовая продукция, внимательный снабженец видит (или не видит) 10 отличий от оригинала без всяких спецификаций. Вместе с тем, образец - это плохо, потому что иногда менеджер типографии недостаточно хорошо разбирается в материалах, методах печати и постпечатной обработки. Поэтому не каждый менеджер сходу способен определить, как делается тот или иной продукт. При этом расчет от него ждут к обеду и технологу показывать уже некогда. Поэтому предложение менеджера типографии по образцу может колебаться в весьма широком диапазоне.

Мне доводилось видеть еще более экстравагантные способы постановки задачи. Например, демонстрация чужого образца и словесное описание из серии “точно такой же, только зеленый”. Само собой, о равных условиях для всех поставщиков при таком методе постановки задачи не может быть и речи.

Более эффективный метод постановки задачи – это выдержка из Printing Collateral. С одной стороны, выдержка из Printing Collateral имеет свои преимущества, ведь в этом документе обычно четко описаны материалы изделия, метод нанесения изображения, методы отделки продукта, правила создания макета и прочая полезная информация. Однако есть и минусы. Если этот документ был создан за пределами России, он может не учитывать, что некоторые материалы к нам приезжают только под заказ, и срок поставки колеблется от двух недель до трех месяцев. Кроме того, зачастую заказ дефицитного материала не имеет смысла, если, например, минимальная партия необходимой нам бумаги - две тонны, а сделать надо 500 папок формата 160х220 мм. Обычно в таких случаях правильный поставщик старается выбрать наиболее близкий материал и согласовать замену, а неправильный заменит без согласования.

Возможно ли найти идеальный метод постановки задачи, где вероятность разночтений будет сведена к нулю? Да! На мой взгляд, самым лучшим решением будет создание подробной спецификации на изделие, где все учтено и согласовано. В конце концов, составить ее надо будет единожды и практически навсегда. Или, в исключительном случае, до внесения в изделие кардинальных изменений. Но всегда надо помнить, что спецификация должна точно описывать желаемый продукт. Ошибки в спецификации изделия повлекут за собой ошибки в расчете и в изготовлении изделия. Иногда поставщик попадает в ситуацию, когда гостиница отправляет спецификацию, в которой однозначно описаны параметры предполагаемого изделия. Но при этом, когда в руки попадает сам образец, отчетливо видно, что спецификации он не соответствует. И составленное парой дней ранее предложение в корне не соответствует действительности.

Спецификация на продукт должна содержать название изделия, словесное описание, материал и согласованные замены, размер готового изделия, метод и параметры печати, описание отделки и постпечатной обработки, электронную версию макета изделия. Минимально достаточный вариант спецификации подходит для большинства сервисных изделий, которые используются постоянно без изменений или с минимальными изменениями. В случае, когда информационное содержание изделия меняется от заказа к заказу (например, маркетинговые материалы), спецификацию крайне желательно дополнить правилами взаимного расположения графических элементов, правилами верстки текстов, правилами использования специальных графических элементов (логотип, фотографии и стилеобразующая графика). Верно составленная спецификация на 99% оградит заказчика от ситуаций, когда поставщик меняет стоимость продукции с формулировкой “в начальном расчете мы не учли некоторых моментов” или привозит продукцию, не соответствующую изначально поставленной задаче. Один процент я оставлю на долю “неправильных” поставщиков.

Тендер

Подробно останавливаться на проведении торгов я не буду, поскольку здесь все довольно понятно - спецификацию разослали, котировки получили, одного или нескольких поставщиков выбрали. Однако здесь важно осознавать, что самое дешевое предложение не всегда самое лучшее. Следует обратить особое внимание на предложения, значительно отличающиеся в меньшую сторону от “средней температуры по больнице”. Особенно, если это предложение от нового поставщика. В случае появления такого предложения следует связаться с поставщиком, уточнить, верно ли понята задача. Конечно, существует вероятность того, что данная задача максимально соответствует его производственным мощностям и четко укладывается в его технологический процесс. Но следует учитывать и тот факт, что некоторые пункты – например, стоимость материалов, которая у всех поставщиков примерно одинакова, тоже никто не отменял.

Проверка нового поставщика в условиях, “приближенных к боевым” и оценка результатов

Если среди выбранных по результатам торгов поставщиков оказывается компания, с которой отель еще не работал, ей следует устроить проверку. Если к заказываемому продукту предъявляют