MICE в отеле. Тренды 2016

В России сегмент мероприятий показал за истекший год ощутимое снижение. Стало очевидно, что объем сделок отелей, совершаемых в сегменте MICE, вернуть на прежний уровень будет нетривиальной задачей. Организаторы мероприятий экономят, требуют скидок, пытаются получить максимум услуг за предложенную стоимость, а отели вынуждены идти на уступки. Игра по новым правилам заставляет отели искать нестандартные решения и упаковывать свой продукт в ином формате.  Что конкретно ждет MICE от отелей в 2016 и какие тренды будут определять выбор заказчика в этом году разбирались эксперты компании Big Tree.

Технологические тренды

С каждым годом технологии становятся все быстрее и доступнее – начиная от мобильных устройств, до приложений, которые обеспечивают их работу. Игнорировать технологические тренды в индустрии – значит двигаться назад. Об этом говорят цифры, которые приводит агентство EventMB – 75% участников рынка MICE планируют использовать новые технологии, каждый второй из них – мобильные приложения для обеспечения работы мероприятий. Попробуем обозначить самые очевидные и близкие нам тенденции.

Несмотря на то, что, к примеру, в США наблюдается возрождение QR-кодов, которые позволяют гостям моментально загружать данные с визитки, в России эта технология так и не нашла широкого распространения в индустрии. Приложения, считывающие QR, есть далеко не на всех мобильных устройствах – именно потому, что частота использования их сомнительна.

Мобильные приложения мероприятий

Вместе с тем, набирают обороты мобильные приложения для конкретных мероприятий, в особенности, если мероприятие массовое и носит не разовый, а периодический характер. Основная задача приложение – облегчить участнику доступ к материалам конференции или семинара, дать возможность ему загрузить данные спикеров и презентации, чтобы посмотреть их в свободное время. Помимо этого, такие приложения используются для коммуникации с другими участниками мероприятия, обмена контактными данными и мнениями. Это один из ключевых трендов, который показывает устойчивый рост. Это требует со стороны отеля обеспечения быстрого и простого гостевого доступа в сеть для скачивания подобных приложений.

Онлайн трансляции

Практически каждый отель, который рассчитан на MICE сегмент, должен обеспечить возможность видеотрансляции мероприятия.  Это требует устойчивой работы WiFi с хорошей скоростью, а также возможностей для размещения оборудования для съемок. В первую очередь, это касается надлежащего освещения и точки обзора. Менеджер со стороны отеля должен знать, где и как расположить камеру, чтобы обеспечить качественную «картинку» в онлайне, возможности размещать видео и аудио аппаратуру для трансляций. Если отель активно работает в MICE сегменте, стоит задуматься о приобретении необходимого оборудования с возможностью получения дополнительной прибыли от его аренды или использовать его в качестве уникального предложения для стимулирования продаж.

Мобильная забота

Представьте себе тренинг, семинар или конференцию, которая собирает сотню – другую участников. Часть из них будет останавливаться в вашем отеле, часть – приезжать только на время мероприятия. Но каждый из них пользуется как минимум одним устройством, а чаще – двумя. Это телефон, а также планшет или ноутбук, который, в условиях интенсивной работы на конференции, постоянно требует зарядки. Современные технологии предлагают массу технологичных вариантов для этого. Обеспечивая возможность быстрой подзарядки для мобильных устройств, вы приобретаете дополнительное преимущества при продажах в MICE, ведь качество организации в сегменте B2B – это забота не только о своих гостях, но и о гостях вашего клиента.

Операционные тренды

Помимо технологий, следует отметить изменения, которые касаются операционной составляющей взаимодействия отеля и заказчика. Это относится как к этапу продажи, так и к этапу непосредственного проведения мероприятия. В этом направлении также есть несколько относительно новых течений, требующих внимания отельеров.

Долевое участие

Учитывая возрастающую популярность долевой экономики, эта модель начинает распространяться и на MICE индустрию. Одной из первых «ласточек» стала платформа Showslice, которая позволяет организаторам мероприятий снизить расходы на общую инфраструктуру. Модель подразумевает, что два разных организатора могут разделить расходы на свои мероприятия, если они проходят синхронно на одной площадке. С учетом меняющейся экономической реальности предметом совместной организации могут стать услуги по кофе-брейкам, фуршетам, регистрации участников, онлайн трансляций, синхронного перевода, хостесс и т.д. Больший объем сделки дает возможность получить лучшие условия от поставщиков таких услуг, а также разделить затраты. Отелям следует быть готовым к такому развитию событий, а возможно, и предлагать их при продаже, если бюджет корпоративного клиента ниже, чем стоимость отеля.

Один из вариантов долевого участия – это совместная работа с заказчиком над BTL маркетингом. Если участники конференции, тренинга или семинара представляют интерес для отеля как потенциальные заказчики в дальнейшем, можно рассмотреть корпоративные сувениры с двойным брендированием – организатора и отеля. Наиболее ожидаемые сувениры для участников мероприятия в 2016 году – традиционные USB накопители, удобные сумки для конференций и термические емкости с возможностью повторного использования.

Организация питания

Один из наиболее явных F&B трендов в этом году – это уменьшение размеров порций на кофе-брейках и фуршетах. Блюда не должны занимать много времени и мешать постоянной коммуникации участников друг с другом. Это, в свою очередь обуславливает другой тренд – блюда должны быть простыми, содержать минимум ингредиентов и легко идентифицироваться, чтобы обеспечить скорость обслуживания больших групп. Если фуршет предусматривает сложные блюда, то возле таких станций должен находиться сотрудник, способный помочь или дать рекомендацию относительно выбора.

Чувствительность к уровню сервиса

Сейчас, как никогда, индустрия MICE вынуждена экономить. Это отражается, в первую очередь, на том, какие затраты организатор закладывает на обслуживание конкретного мероприятия. Если раньше для обеспечения крупной конференции MICE агентство отправляло десяток человек, то сейчас количество администраторов сокращается вдвое. Многие организаторы мероприятий привлекают специалистов «под проект» на аутстаффинговых платформах – это снижает общую подготовленность. При этом уровень мероприятия должен оставаться неизменным, поэтому основная нагрузка ложится на персонал отеля. Демонстрируя высокую квалификацию сотрудников и способность решать задачи оперативно и качественно, отель обеспечивает себе шансы на победу в конкурентной борьбе.

Развлечения

Несмотря на сокращение расходов, во многих случаях, организаторы не готовы отказываться от развлекательных мероприятий. В зависимости от характера события они могут быть длительными или «разбавлять» деловую активность. Среди наиболее популярных трендов 2016 года в части развлечений и анимации – выступления стенд ап комиков, «живых» групп. Для деловых мероприятий, как правило предусматривается возможность коротких и ярких выступлений. Отель должен быть готов к организации подобных выступлений, обеспечения мобильности залов и оборудования.  Кроме того, организаторы могут проявить креативность – из наиболее свежих тенденций это установка фото-аттрактантов (конструкций с хэштэгами и логотипом компании, «живых скульптур», ретро игровых автоматов или кабинок для сэлфи). Сотрудники отеля должны быть готовы к размещению подобных конструкций и с учетом этого закладывать время для подготовки и уборки помещений.

Нестандартные предложения

Готовность не только предлагать стандартные услуги отеля, но и оказывать помощь в продвижении мероприятия заказчика, способствовать поиску смежных услуг, поставщиков и участников может сыграть решающую роль в принятии решения о проведении мероприятия в вашем отеле. Отель должен иметь базу партнеров, способных обеспечить для мероприятия любые услуги, которые не предоставляет сам отель. Это услуги по дизайну, транспорту, обеспечению безопасности, анимации и т.д. Принцип «Think out of the box» становится не преимуществом, а способом выдержать конкуренцию на нестабильном рынке.

В итоге

На сегодняшний день успешная работа в MICE сегменте для отелей возможна не просто обеспечением потребностей заказчика, а, в первую очередь, способностью предложить ему наиболее эффективные инструменты для организации успешного мероприятия. Владение трендами современного бизнеса, отель может обеспечить превышение ожидаемого результата для своего заказчика, а следовательно, получить для себя возобновляемый источник прибыли и довольного клиента.