Переход отелей на онлайн кассы: процедура, угрозы и преимущества

15 июля 2016 года вступили в силу поправки в федеральный закон № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники», а уже с 1 февраля 2017 года весь бизнес должен был перевести свою контрольно-кассовую технику в онлайн-режим . И гостиничный бизнес – не исключение. Причем закон затронет не только крупных отельеров, но и держателей хостелов и мини-гостиниц – индивидуальных предпринимателей на ЕНВД или патенте, которые ранее освобождались от требования применять контрольно-кассовую технику. Последние должны будут обновить кассу к 1 июля 2018 года. Изменения касаются всех услуг, предоставляемых гостям – мини-бар, химчистка, ресторан и т.д. Давайте разберемся, в каких бизнес-процессах произойдут изменения и как к ним подготовиться, как встроиться в сезон, чтобы не потерять в выручке.

Как изменится взаимодействие с налоговой

Главное изменение в отношениях с налоговой – форма передачи отчетности. Теперь каждый кассовый аппарат должен быть оснащен специальным фискальным накопителем и связью с интернетом, чтобы в онлайн-режиме передавать в налоговую электронные версии чеков. Процедура передачи данных от отельера в налоговую будет производиться при участии оператора фискальных данных – организации, которая будет отвечать за обработку чеков и их регистрацию. ФНС утвердила список операторов, с которыми уже сейчас можно работать.

Организации, не попавшие в этот список, не имеют права предоставлять такую услугу – на это важно обратить внимание.

Следовательно, нужна хорошая техника (ККТ, модемы) и надежный провайдер. Для крупных отельеров удовлетворить эти два условия не составит труда, а вот для мини-гостиниц, хостелов и отелей , расположенных в дальних регионах, может оказаться проблематичным как найти эту технику, так и обеспечить ее связью.

Закон подразумевает уступки тем, кто работает в отдаленных от сетей связей регионах – они освобождаются от требований онлайн-кассы . Однако перечень этих регионов только утверждается и зависит от решения местных органов управления. Если ваш отель не находится в городе, районном центре или поселке городского типа, все будет зависеть от численности населенного пункта – должно быть не более 10 тыс. человек, а таких мест немного. Это значит, что львиная доля предпринимателей будет вынуждена перейти на онлайн-кассу .

Узнать, входит ли населенный пункт отельера в список, для которого действует освобождение, можно на сайте налоговой либо на официальном интернет-портале правовой информации. Пока такие списки есть для Астраханской области, Пермского края, Чукотского автономного округа, Республики Башкортостан, Республики Саха, Рязанской области. Но они постоянно обновляются.

Разработчики новой техники предусмотрели вероятность перебоев с интернетом. При потере связи все операции сохранятся на фискальном накопителе и сразу же после ее восстановления будут переданы сначала оператору фискальных данных, а затем в налоговую. Однако чеки без отметок оператора будут считаться недействительными – то есть, по сути, без интернета невозможно будет произвести никаких расчетов с клиентом. А если связь не восстановить в течение 30 календарных дней, кассу заблокируют.

Если отель работает только в сезон, то, перед тем как отключить кассовую технику, важно будет убедиться, что все операции по ней прошли – сделать это можно в онлайн-кабинете своего оператора фискальных данных. Иначе кассу также заблокируют.

Плюсы перехода на онлайн-кассу

Для регистрации новой техники не требуется ехать в налоговую. Достаточно войти на сайт nalog.ru и открыть личный кабинет.
Не нужно больше пломбировать кассовый аппарат.
За счет повышения прозрачности операций сократятся кассовые проверки, а благодаря сохранности данных об оборотах – станет проще доказать отсутствие нарушений кассовой дисциплины.

Минусы перехода на онлайн-кассу

Для регистрации онлайн-кассы через личный кабинет сайта nalog.ru нужно оформить электронную подпись – это дополнительные затраты.
Появляется посредник в лице оператора фискальных данных.
Повышается контроль за оборотами бизнеса.

Наказание за несоблюдение новых правил

Увеличен срок привлечения к ответственности – раньше он составлял 2 месяца, теперь год. Ужесточились штрафы за нарушение кассовой дисциплины. Так, штрафы за продажу без чека будет зависеть от суммы непроведенного через ККТ платежа и составит:

для индивидуальных предпринимателей от 25 до 50 % от суммы, но не менее 10 тыс. рублей;
для организаций – от 75 до 100 %, но не менее 30 тыс. рублей. То есть, если администратор не указал в чеке, например, стоимость воды из мини-бара, отельера оштрафуют не на сумму напитка, а на 30 тыс. рублей.

При повторных нарушениях, если сумма непроведенных чеков превысила 1 млн рублей, налоговая будет блокировать кассу на 90 дней, что может оказаться губительным, особенно в сезон.рублей. Предупреждение и штраф до 3 тыс. рублей для индивидуальных предпринимателей и до 10 тыс. рублей для юридических лиц отельеры могут получить за следующие нарушения:

за невыдачу кассового чека клиенту, в том числе за неотправку его электронной версии, если гость оставил адрес или номер мобильного телефона;
за непредставление или несвоевременное представление данных по запросу налоговой;
за нарушения требований к чеку или БСО;
за использование незарегистрированной кассовой техники или нарушение порядка ее регистрации;
за отсутствие фискального накопителя;
за нарушение прочих требований к ККТ.

Однако новая редакция закона предоставляет возможность избежать наказания. К примеру, если администратор забыл пробить или отправить чек при выезде гостя, совершил ошибку в расчетах и не сразу ее обнаружил, нужно оперативно сообщить об этом в налоговую и предоставить все необходимые документы, свидетельствующие о нарушении. Аналогичным образом могут поступить те, кто из-за дальности расположения не успевает заменить кассу или перерегистрировать ее, чтобы не получать штрафы в связи с неисполнением требований закона.

Что будет с расходами на ККМ

С введением поправок крупные отельеры смогут даже сэкономить на ежегодных расходах на контрольно-кассовую технику. А вот у мини-гостиниц и хостелов, которые до этого работали только с бланками строгой отчетности, эта статья расхода появится в полной мере. Расходы, связанные с контрольно-кассовой техникой:

расходы на замену или модернизацию старого оборудования;
обеспечение технического обслуживания оборудования;
затраты на услуги оператора фискальных данных;
расходы на связь и специализированное программное обеспечение.

Расходы на замену или модернизацию старого оборудования. Эту часть расходов можно будет разделить на единовременные и постоянные затраты. К единовременным относится покупка нового или модернизация старого оборудования. Стоимость нового кассового аппарата:

бюджетный вариант – от 15 тыс. рублей;
стандартные варианты – от 30 до 50 тыс. рублей.

Для тех, кто использует POS-терминалы, стоимость может оказаться выше, поскольку такие терминалы стоят дороже. Если старую технику можно модернизировать, это обойдется в 10 тыс. рублей за место. Однако на модернизацию отдельных моделей может уйти столько же, сколько на покупку нового оборудования, поэтому целесообразнее будет его просто заменить. Если отельер проводил денежные операции через фискальный регистратор с помощью специального программного обеспечения, на обновление регистратора уйдет от 15 до 30 тыс. рублей в зависимости от модели.

Если отельер использовал специальное программное обеспечение для гостиниц, необходимо уточнить у своего оператора, будет ли оно обновляться под новые требования. Если нет – придется искать нового разработчика. А это время на выбор подходящей системы, ее наладку и тестирование. Стоимость программного обеспечения для одного кассового места у разных разработчиков начинается от 7 тыс. рублей. Расходы на фискальный накопитель относятся к постоянным, так как его нужно регулярно менять, и составят около 6 тыс. рублей:

для ОСНО – в год;
для тех, кто на упрощенке, ЕНВД или патенте – в три года.

Индивидуальные предприниматели смогут компенсировать из бюджета 18 тыс. рублей на покрытие этих расходов. Небольшие отели , расположенные в отдалении от областных центров, могут столкнуться с проблемой – где и как заказать кассу нового образца, купить фискальный накопитель и программное обеспечение для БСО. С одной стороны, закон обязывает, с другой – высок риск столкнуться с недобросовестностью посредников, с необоснованно завышенными ценами. Поэтому особое внимание нужно обратить на проверку кассового аппарата и фискального накопителя. На сайте ФНС в специальном сервисе можно «пробить» заводской номер ККТ и фискального накопителя и убедиться, что они полностью исправны и ранее не использовались.

Услуги оператора фискальных данных
Поскольку по закону весь поток информации от онлайн-кассы отельера до налоговой должен проходить через оператора фискальных данных, отвечающего за обработку, с ним нужно заключать отдельный договор. Из минусов – таких операторов мало, и каждый устанавливает свою цену. В среднем это около 3 тыс. рублей в год за одну ККТ. Поэтому полная стоимость будет зависеть и от количества аппаратов. Процесс обработки и перевода данных еще не отлажен, поэтому в первое время операторы будут перегружены – а это может сорвать работу отеля.

Техническое обслуживание
Техническое обслуживание в том виде, в каком оно было до принятия поправок, к 1 июля 2017 г. упразднится. Теперь договор с ЦТО будет заключаться на добровольной основе – по желанию заказчика. Поэтому ЦТО, скорее всего, повысят цены на свои услуги. Крупным отельерам выгоднее взять в штат системного администратора, который будет обслуживать все аппараты, либо заключить долгосрочный договор с тем же ЦТО. А мини-отели смогут приглашать технических специалистов под конкретную задачу – настройку нового аппарата или текущий ремонт, сэкономив на ежегодном обслуживании. Однако с поиском таких специалистов могут возникнуть трудности.

Расходы на интернет
Для тех, у кого уже была эта статья затрат, ничего не изменится. Нововведение не повлияет на текущий трафик так, чтобы существенно повысить расходы. А отелям, которые функционировали без интернета, придется найти провайдера или заключить договор с местным мобильным оператором – для них теперь это обязательная часть расхода. Сумма затрат будет варьироваться в зависимости от региона и текущих тарифов операторов связи.

Расходы на мобильную связь
С появлением требования предоставлять электронный чек у отельера появится дополнительная статья расхода на мобильную связь. Если гость оставил номер телефона, а не почтовый адрес, ему необходимо отправить ММS с чеком.

Как новые правила повлияют на документооборот

Нововведения в 54-ФЗ существенно упростят первичный учет кассовых операций. Например, формы КМ-1 – КМ-9, которые бухгалтеру приходилось вести раньше – отменяются. Соответственно, порядок оформления возвратов упростится – теперь достаточно будет пробить в онлайн-кассе чек по форме «возврат прихода». Кроме того, появилась возможность корректировать чеки непосредственно через кассу – это повысит оперативность исправления ошибок и избавит от необходимости оформлять документы-обоснования.

Однако требования к содержанию самого кассового чека повысились. На новом чеке помимо основных реквизитов отельера будет:

форма налоговой системы;
признак расчета – продажа/возврат;
форма расчета – наличный или безналичный;
заводской номер фискального накопителя;
порядковый номер чека;
номер, присваиваемый чеку фискальным накопителем;
номер, присваиваемый чеку ОФД;
дата, время и место платежа;
регистрационный номер ККТ;
номенклатура услуг;
стоимость, в том числе скидки и бонусы;
ставка и сумма НДС для каждого вида услуг;
название ОФД и ссылка на сайт;
QR-код с проверочной информацией.

Чек без какого-либо из этих реквизитов могут признать недействительным. И хотя прямого указания печатать QR-код в законе нет, есть требование непосредственно к контрольно-кассовой технике обеспечивать возможность его печати – а это скажется на стоимости оборудования.

Со сложностями столкнутся те, кто раньше использовал БСО при расчетах с гостями – то есть большая часть отельеров среднего и малого бизнеса. До 1 июля 2018 года им можно работать по старой схеме. Но после вступления поправок в силу, БСО фактически приравняют к кассовому чеку – значит, нужно приобретать специальную автоматизированную систему для БСО, но о ней пока мало что известно. Точно так же, как для кассового аппарата, потребуется фискальный накопитель, интернет для отправки данных в налоговую – то есть БСО будет работать на тех же условиях, что и онлайн-касса .

Расчеты с покупателями: выгоды и недостатки нововведений

В наличных и безналичных взаиморасчетах с гостями непосредственно в отеле изменится немногое. Основное – если гость оставил адрес электронной почты или телефон, нужно отправить ему электронную версию чека или БСО. Это не потребует больших трудозатрат, зато расширит клиентскую базу и повысит лояльность клиентов. Например, если гость командировочный, чек можно отправлять сразу работодателю. Кроме того, гость сможет без труда проверить чек на сайте налоговой или оператора фискальной связи (его реквизиты будут на самом чеке), сопоставить со счетом, поскольку теперь на чеке или БСО будет полная информация об услугах, которые он получил.

Из сложностей, которые появятся с введением онлайн-кассы – обязательное оформление чека при онлайн-бронировании или внесении предоплаты за номер, а также при оплате услуг через электронные кошельки – процедура нечастая, но встречающаяся. Появление на чеке дополнительных реквизитов снизит оперативность оформления расчетов.

Подводим итоги

Введение поправок в 54-ФЗ позволит крупным отельерам:

собрать больше данных о своих клиентах;
упразднить существенную часть бумажной работы в учете;
повысить контроль за кассовыми операциями.

Однако появление в цепочке управления денежными средствами оператора фискальных данных и интернет-провайдеров повышает риск срывов в работе и вероятность возникновения убытков (штрафов, потери выручки из-за блокировки кассы по независящим от отельера причинам). Сложнее всего придется мини-гостиницам и хостелам, особенно из дальних регионов. Им нужно вводить новые бизнес-процессы, расширять бюджет расходов, а риски непредвиденных обстоятельств в разы выше, чем у крупных отельеров. Чтобы не оказаться застигнутыми врасплох в разгар сезона, всем отельерам стоит подготовиться заранее: