USALI для начинающих

  В одной из прошлых статей я вскользь упомянул систему USALI (The Uniform System of Accounts for the Lodging Industry) в качестве одного из существующих стандартов финансового планирования и отчетности для предприятий гостиничной индустрии. После публикации статьи ко мне пришло несколько одинаковых вопросов, в основном касающихся одного и того же – что это за система, в чем ее плюсы, можно ли без нее жить и т.п. Будучи ленивым по своей природе и любящим тратить свободное время исключительно на кинематограф, я решил, что лучше написать одну статью, чем отвечать каждому отдельно.

Итак…

Впервые идея создания системы унифицированных счетов пришла в голову членам гостиничной ассоциации Нью-Йорка (Hotel Association of New York City), когда они задумались о создании единой системы бухгалтерского учета для ассоциированных отелей. Чтобы оценить результаты деятельности любого отеля, необходима некая точка отсчета, с которой можно сравнивать полученные результаты. Чаще всего для сравнения используют данные бюджета гостиницы или результаты деятельности отеля за предшествующие периоды, или результаты деятельности других гостиниц, с которыми можно сравнить результаты работы собственного детища. Однако ключевым моментом при таких сравнениях является то, что все сравниваемые значения должны иметь единую унифицированную основу, которая позволит проводить адекватное сравнение. Заложить подобную основу как раз и пытались члены ассоциации, разработав в 1926 г. первую редакцию системы USALI, а также сформировав комитет для создания и публикации новых редакций данного документа в будущем. По сути, данная система являла собой одну из первых попыток гостиничной индустрии США выработать общие рекомендации по созданию единых стандартов бухгалтерского учета и финансовой отчетности в гостиницах.

В 1961 г., принимая во внимание многочисленные просьбы со стороны малых гостиниц и мотелей, Ассоциация отелей и мотелей Америки (American Hotel and Motel Association, AH&MA) поручила Национальной ассоциации бухгалтеров (National Association of Accountants, NAA) адаптировать существующую систему для нужд малых предприятий и с учетом их специфики. С тех пор финансовый комитет Американской ассоциации отелей и средств размещения (American Hotel and Lodging Association, AH&LA), правопреемницы AH&MA, в сотрудничестве с Обществом профессионалов в области гостеприимства (Hospitality Financial and Technology Professionals, HFTP) регулярно выпускают новые редакции системы USALI. В 2007 г. вышла в свет новая 10-я редакция, предназначенная для использования бухгалтерами и финансовыми директорами отелей любых типов и размеров.

Основным принципом в системе USALI является понятие центра ответственности, который может быть представлен как центр доходов либо как центр расходов. Весь отель разделяется на подразделения, каждое из которых отвечает за свой блок доходов и/или расходов. На базе отчетов о деятельности данных подразделений вычисляется и анализируется набор стандартных показателей, среди которых себестоимость единицы услуги, точка безубыточности и другие. Несмотря на то, что принципы, которыми руководствовались авторы системы, по сей день остаются неизменными, USALI на протяжении всей своей истории неоднократно изменялась и модифицировалась, пытаясь создать наиболее оптимальную систему учета. Так, например, до выхода 9-й редакции системы расходы до открытия отеля, включающие в себя затраты на нематериальные активы (например, расходы на грандиозное официальное открытие, рекламу, обучение персонала отеля), традиционно обозначались как «preopening expense» и отражались в балансе в разделе «other asset». Вследствие этого амортизация данных активов проходила в течение 3-5 лет. В 9-й редакции было принято решение не учитывать данные расходы как активы и, следовательно, списывать их однократно в полном объеме, не подвергая амортизации.

В конце 90-х гг. прошлого века были проведены исследования о степени узнаваемости и использования системы USALI среди отельеров Америки. Результаты показали, что лишь 88% респондентов знают о существовании системы, несмотря на то, что ее широко рекомендуют к использованию не один десяток лет и основная финансовая статистика построена на основе общих принципов именно данной системы. Далее 78% респондентов подтвердили, что используют систему USALI на своих предприятиях, из которых чуть больше половины указали, что система принята к использованию на корпоративном уровне. 43% респондентов заявили, что часто используют систему в своей деятельности, 4% - ежедневно, а 3% - еженедельно. С другой стороны, 37% респондентов используют систему лишь несколько раз в год время от времени.

Наибольшая выгода от использования системы USALI в финансовой системе отеля заключается в наличии хорошо проработанной стандартизованной системы учета и отчетности, позволяющей вести единообразный корректный учет и сравнивать результаты различных периодов и операций. Преимущество внедрения подобной системы управленческой отчетности заключается также в ее сквозном характере. Настроив ее один раз, потом на ее основе можно осуществлять и планирование, и бюджетирование, и оценку достигнутого результата. В ходе развития гостиницы данный стандарт не изменяется, а лишь дополняется. Если появляются новые подразделения, вводятся новые центры ответственности, если появляются новые крупные статьи, они указываются отдельно. Кроме того, принимая во внимание возраст системы, можно говорить о тщательной проработке многих деталей и нюансов системы учета и распределения активов гостиничного бизнеса.

Несмотря на все свои плюсы, система USALI далеко не идеальна, и существуют объективные препятствия для ее свободного использования. Так, некоторые гостиничные финансовые директора отмечают, что в системе USALI есть противоречия с операционной деятельностью гостиницы, кроме того она (операционная деятельность) не может быть полностью отражена в рамках USALI. Еще один из недостатков системы – это ее печально известная склонность к усложнению финансовой отчетности.

Таково современное положение дел с системой USALI. Несомненно, применяя в гостиничной бухгалтерии или при разработке бизнес-плана еще на стадии проектирования гостиницы систему USALI, мы получаем качественный хорошо проработанный финансовый инструмент, способный, с одной стороны, помочь многим отельным предприятиям в части постановки бухгалтерского и финансового учета, с другой – понять собственникам и инвесторам уровень затрат, связанных с созданием и/или открытием отеля. Однако стремление системы к всеобщей стандартизации и ее попытка охватить все сферы гостиничной деятельности неминуемо приводит к определенным противоречиям и порой к значительным усложнениям при подготовке и без того непростой финансовой отчетности в гостиницах. Если же говорить о применении системы USALI в России, то, прежде всего, необходимо заметить, что сама система, принимая во внимание место ее рождения, тесно взаимосвязана с системой бухгалтерского учета GAAP, что накладывает определенные ограничения на применимость USALI в нашей стране. Тем не менее, многие аспекты, учтенные и описанные в системе, вполне применимы и в нашей гостиничной индустрии. Так, внедряя систему в отечественном отеле, необходимо произвести адаптацию ее стандартов к российским условиям, в частности в большинстве случаев для получения отчетов в формате USALI приходится углублять аналитику по общепринятым в гостиничном бизнесе статьям доходов и расходов. Например, если текущим планом счетов гостиницы предусматривается аналитика МБП, то в требуемом варианте она должна быть детализирована до уровня «белье», «расходные материалы» и т.д.

Напоследок, отвечая на вопрос «Можно ли жить без этой системы в России?», замечу, что конечно можно, порой, вполне эффективно (особенно управляя малым отелем). Однако знакомство с данной системой может не только расширить кругозор любого отельера, что всегда будет полезно, но и позволит понять и правильно построить отдельные этапы учета на предприятии гостиничной сферы нашей страны.

Дмитрий Иванов, кандидат экономических наук